Comment gérer l’absence de secrétaire ?

En cas d’absence temporaire

Dans le cas où le secrétaire ne pourrait se rendre une réunion, pour quelque raison que ce soit, il convient de remplacer celui-ci.

En effet, sans ordre du jour, sans PV, un CSE ne peut pas fonctionner, missions qui sont dévolues au secrétaire du CSE.

Ainsi, il existe deux moyens de pallier à une telle absence :

La mise en place d’un secrétaire adjoint

En effet, légalement cela n’est pas prévu mais cela reste tout de même possible. Il faudra tout de même indiquer dans l’accord d’entreprise ou le règlement intérieur qui met en place un tel adjoint son rôle et ses missions.

La loi ne prévoyant pas une telle place particulière, il conviendra d’indiquer expressément ce qu’il doit faire dans le cadre de son poste adjoint et le cas échéant s’il lui revient de remplacer le secrétaire en cas d’absence.

A noter : dans un tel cas de remplacement, le secrétaire adjoint doit être titulaire ou le suppléant amené à remplacer le titulaire absent conformément à l’article L2314-37 du code du travail. En effet, le secrétaire étant impérativement un titulaire, si un suppléant est secrétaire adjoint et qu’il doit remplacer le secrétaire, il doit impérativement devenir titulaire par le mécanisme de suppléance qui est quant à lui d’ordre public.

A défaut, la désignation d’un secrétaire de séance

En cas d’absence du secrétaire et d’absence de mise en place d’un secrétaire adjoint ayant vocation à le remplacer, il conviendra de désigner en début de réunion un secrétaire de séance qui sera chargé d’établir le PV et le prochain ordre du jour si l’absence du secrétaire se prolonge. Une telle désignation est effectuée à la majorité des membres présents, étant entendu que le président a le droit de vote.

En cas d’absence définitive :

Ici, il conviendra de procéder à une nouvelle désignation conformément à la première désignation. Le poste ne revient pas de plein droit au secrétaire adjoint.

Ainsi, comme pour toutes les décisions du CSE, il faudra inscrire ce point à l’ordre du jour de la prochaine réunion, procéder au vote et rédiger le PV en transcrivant le résultat du vote.

En cas d’absence de candidat :

Dans un tel cas, et eu égard à la loi qui prévoit qu’un tel poste est obligatoire, il faudra également désigner un secrétaire de séance. Celui-ci sera chargé de rédiger le PV de la réunion pour laquelle il a été désigné ainsi qu’établir le prochain ordre du jour.

A chaque réunion, un nouveau secrétaire de séance devra donc être désigné. Cela est loin d’être l’idéal, mais c’est l’unique solution dans l’attente d’un déblocage de la situation.