En pratique, les élus peuvent prendre leurs heures de délégations à tout moment, quand ils en ont besoin. Pour autant, dans certaines structures, un formalisme peut être instauré.
Un principe fondamental à avoir en tête : l’employeur n’a pas d’autorisation préalable à donner en vue de l’utilisation des heures de délégation.
Pour autant la jurisprudence admet que l’employeur peut exiger du représentant du personnel une information avant de s’absenter à son poste. En réalité, ici, l’élu qui prend des heures de délégation devra simplement informer l’employeur qu’il prend effectivement des heures de délégation à travers par exemple un mail, la mise en place de bon de délégation afin que l’employeur sache simplement que l’élu n’est pas disponible pour ses missions salariales « classiques » et qu’il puisse suivre également les heures de délégation afin de gérer leur rémunération et l’annexe au bulletin de salaire.
Il est également possible de mettre en place un délai de prévenance pour prendre les heures de délégation. Cela a été accepté par la Cour de Cassation (Cassation, 28 mars 1979, n°77.92.961). Ce délai doit être adapté en fonction du poste occupé et de la nature du travail.
A noter : les élus doivent en tout état de cause respecter un délai de prévenance de 8 jours pour l’utilisation des heures reportées ou partagées. Voir notre article en ce sens.
Eu égard à son absence de contrôle, l’employeur ne peut pas refuser la prise d’heures de délégation. Il appartient à chaque élu de prendre ses heures de délégation librement, sans que l’employeur ne puisse y trouver à redire (Cassation, 10 mars 1981, n°80.91.570).
La seule limite ici serait celle de l’abus de l’élu : un élu qui sait qu’il doit s’absenter longtemps à l’avance et qui prévient l’employeur à la dernière minute alors que son absence, par son caractère soudain, a nui à l’organisation du travail a pu être valablement sanctionné (Cassation, 12 février 1985, n°82.41.647).
Ainsi, les élus doivent être vigilants : si aucun délai de prévenance n’est indiqué dans le code du travail, il convient de prendre leurs heures de délégation en respectant les règles ayant été mises en place en matière d’heures de délégation (bons de délégations, délai de prévenance…) et ne doivent en aucun cas commettre un abus dans l’exercice de leurs fonctions, sous peine d’être sanctionnés.
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