Légalement, le rôle du secrétaire du CSE est déterminé par les articles L2315-29 et L2315-34 du code du travail.
En effet, la loi lui confère deux missions particulières :
L’ordre du jour du CSE doit être établi conjointement entre l’employeur et le secrétaire. Dans un tel cadre, chacun arrive avec ses propres points, son propre projet et il s’agit en réalité de se mettre d’accord autour d’un tel ordre du jour.
En amont de cet accord entre le président et le secrétaire, ce dernier devra avoir fait le point avec les autres élus et les salariés dans le cas où ceux-ci auraient des questions à apporter à l’ordre du jour. Il peut être utile également de prévoir une courte réunion des élus afin d’établir un projet d’ordre du jour conjoint.
A noter : les points afférents aux consultations obligatoires par une disposition légale peuvent être inscrits de plein droit selon la loi. En outre, lorsqu’il s’agit d’une réunion extraordinaire demandée par les élus du CSE, leurs questions faisant l’objet d’une telle demande de réunion extraordinaire sont inscrites de plein droit dans l’ordre du jour.
Sur tous les autres sujets, il convient que les deux intervenants sur l’ordre du jour se mettent d’accord. A défaut d’accord, il faudra saisir le juge qui tranchera. Ni l’un, ni l’autre ne peut imposer un ordre du jour à leur interlocuteur.
Une fois établi et signé par les deux parties, l’ordre du jour est communiqué par l’employeur aux élus du CSE au moins trois jours avant la date de la réunion.
La rédaction du PV est effectuée par le secrétaire. Il lui revient de prendre des notes pendant la réunion afin d’établir celui-ci. A défaut d’accord, le délai de rédaction est de 15 jours et doit être transmis à l’issue de ce délai à l’employeur ainsi qu’aux autres membres du CSE.
La loi prévoit que le PV doit au moins contenir le résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion (D2315-26). Le PV permet en réalité de retranscrire ce qu’il a été dit pendant la réunion : avis du CSE, décision de l’employeur, annonce sur un projet, questions des élus, réponses de l’employeur aux réclamations des salariés. Il ne faut pas oublier que le PV sert à la fois de preuve en cas de contentieux, mais également de communication auprès des salariés. Il ne faut donc pas négliger un tel exercice.
A noter : ce PV est diffusable une fois qu’il a été approuvé par le CSE uniquement.
Même si cela n’est pas indiqué dans la loi, le secrétaire a de nombreuses missions annexes. En effet, le secrétaire (avec le trésorier) est un interlocuteur privilégié auprès de la direction, auprès des salariés ou encore auprès des organismes type URSSAF, inspection du travail ou encore auprès des prestataires.
Il va notamment être chargé d’organiser les travaux du CSE, notamment d’organiser la réunion préparatoire du CSE, de suivre les ordres du jours activement afin de vérifier que sur l’année, aucune consultation, aucun projet n’a été oublié. Il va également se charger de la communication auprès des salariés notamment l’affichage du PV, il va également bien souvent être affecté au courrier du CSE (réponse aux salariés, fournisseurs). C’est lui qui va également faire les recherches juridiques, archiver
les différents documents… Le secrétaire a en réalité bien plus que les deux missions légales.
C’est pourquoi il convient de bien se répartir les tâches entre les élus afin que le secrétaire ne soit pas submergé par le travail, et que chaque élu prenne du temps pour s’investir dans leur mandat.
Non ! Même si le secrétaire est souvent connu plus facilement des salariés de part ses missions, il ne doit pas oublier qu’il agit sur délégation du CSE. Ainsi, il ne peut valablement prendre des décisions seuls, il n’a pas de voix prépondérante en matière d’avis ou ne peut engager des frais seuls.
Il est souvent le porte-parole du CSE en ce qu’il rédige les PV, mais ceux-ci doivent bien relater les avis du CSE et non celui du secrétaire.
De même, les élus ne peuvent pas demander au secrétaire de tout organiser, tout gérer ; ils sont également élus et le CSE reste une instance collégiale, qui doit fonctionner en équipe.
Une idée reçue à tout le moins. Le secrétaire n’est pas désigné par la loi comme le représentant légal du CSE. C’est le règlement intérieur qui désigne qui représente le CSE et qui portera ainsi la responsabilité de la personnalité morale.
Attention ! Si c’est une autre personne qui porte la responsabilité du CSE, cela n’exonère en rien le secrétaire ainsi que les autres élus d’agir dans le cadre du code du travail. Détourner des fonds du CSE par exemple resterait pénalement repréhensible, que l’on porte ou non la responsabilité du CSE.
A noter : les élus peuvent révoquer en outre le secrétaire de ses fonctions (et non de son mandat !) notamment dans le cas où le secrétaire n’exerce pas bien ses fonctions, n’arrive pas à gérer la rédaction du PV dans les temps par exemple.
Il est nécessaire d’envisager ici deux éléments : la formation et l’information.
Il sera nécessaire entre les deux CSE (sortants et entrants) de se passer la main. Ainsi, il faudra notamment récupérer les différentes archives notamment les PV de l’ancien CSE, les documents comptables, la liste des différents partenaires, les comptes bancaires… Il faudra assurer le passage de témoin dans un tel cadre entre l’ancien et le nouveau secrétaire.
Il peut être utile au nouveau secrétaire du CSE de se former, afin d’analyser plus en profondeur ce qu’il doit / ne doit pas faire. A cette fin, il existe un certain nombre de formation sur cette thématique.
Role et fonction du secrétaire du CSE
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