La rédaction de comptes rendus et procès-verbaux par des agences de rédaction/sténotypie s’adresse à tous types d’organismes désireux de confier une telle tâche à des professionnels de l’écrit :
Toutefois, les instances représentatives du personnel que sont notamment le comité social et économique (CSE) et la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) représentent la plus grande partie de l’activité des professionnels de ce secteur dont le quotidien de travail est rythmé par le calendrier des réunions sociales. D’ailleurs, la loi autorise officiellement les directions comme les membres élus de ces instances à recourir à ces sociétés spécialisées.
La rédaction du procès-verbal du CSE relève de la responsabilité du secrétaire de l’instance. Pour s’acquitter de cette obligation légale et s’assurer de diffuser le document dans les délais légaux, le secrétaire peut faire appel à une société de rédaction spécialisée ou non dans les réunions sociales. De la même façon, l’employeur peut décider de recourir à un tel service (Article D2315-27 du Code du travail).
En faisant appel à une société de rédaction comme Alliance des mots, je confie la production de mes comptes rendus à des professionnels qui assistent aux réunions à distance ou en présentiel, enregistrent les débats, effectuent une prise de notes et rédigent un projet de procès-verbal synthétique ou exhaustif. Les comptes rendus peuvent également être rédigés à partir des enregistrements transmis par le client.
L’article D2315-26 du Code du travail stipule que « Le procès-verbal contient au moins le résumé des délibérations du Comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion ».
Si la loi précise que le procès-verbal du CSE peut être un simple relevé de conclusions, le secrétaire peut opter pour la rédaction d’un document plus étoffé, retraçant les principaux échanges tenus en séance sous forme de synthèse plus ou moins longue, ou comprenant la totalité des informations émises en séance sous forme de verbatim révisé ou de transcription intégrale mot à mot. Ces deux niveaux de rédaction ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. En allant à l’essentiel, le procès-verbal synthétique (4 à 7 pages par heure de réunion en moyenne) est un document relativement concis, susceptible d’être lu par un plus grand nombre de salariés qu’un PV intégral. Exhaustif par définition, le compte rendu intégral (12 à 16 pages par heure de réunion en moyenne) présente quant à lui le risque de rebuter son public destinataire mais est davantage exploitable en cas de désaccord sur le contenu des débats émis en séance ou de conflit juridique interne. Les sociétés de rédaction comme Alliance des mots proposent des formats de comptes rendus sur-mesure et peuvent donc produire celui qui convient le mieux au client.
Le procès-verbal du CSE est destiné aux membres de l’instance, représentants de la direction et élus, et aux salariés de l’entreprise. Il peut également être communiqué à des instances de contrôle comme la DIRECCTE, à la médecine du travail de l’entreprise ou encore à des cabinets indépendants au titre d’une expertise. Il peut être envoyé par e-mail aux destinataires, être publié sur l’Intranet de l’entreprise ou apposé sur les panneaux d’affichage du CSE.
Le projet de procès-verbal du CSE peut en principe être modifié par les personnes qui ont assisté à la réunion correspondante, mais ces modifications doivent de préférence porter sur leurs interventions personnelles. Il arrive cependant que des intervenants se permettent de reformuler les propos d’autres personnes, pouvant engendrer des contestations ou une approbation de la part de ces dernières. Le secrétaire du CSE reste cependant le seul maître du PV et c’est à ce titre qu’il lui appartient de centraliser les modifications éventuelles et de soumettre le projet de procès-verbal pour approbation à la réunion suivante de l’instance.
La loi est très claire sur ce point : « A défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34 », le secrétaire du CSE dispose d’un délai de 15 jours pour établir et transmettre le projet de procès-verbal à l’employeur et aux membres du comité (Article R2315-25 du Code du travail). Ce délai légal, relativement court, peut constituer un facteur de pression pour le secrétaire du CSE, et certaines directions n’hésitent pas à s’en servir pour inciter ce dernier à rédiger et transmettre les PV le plus rapidement possible. Ce délai légal, qui concerne avant tout les séances ordinaires, peut néanmoins être étendu ou raccourci par accord d’entreprise. Par ailleurs, ce délai est réduit si la réunion suivante a lieu sous moins de quinze jours, le PV devant alors être communiqué avant cette date. Aussi, faire appel à une société de rédaction comme Alliance des mots est un moyen efficace pour le secrétaire de se prémunir de tout retard en la matière, d’autant plus qu’en cas d’urgence un PV peut être exceptionnellement produit sous 24 à 48 heures à la demande du client. En effet, le délai de diffusion du PV est de 3 jours dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi et de 1 jour dans le cadre d’une liquidation judiciaire ou d’une procédure de redressement.
Un PV de CSE non approuvé n’a aucune valeur juridique officielle.
Pour pouvoir être communiqué aux salariés, celui-ci doit donc être obligatoirement approuvé à la majorité ou à l’unanimité par l’employeur et les membres titulaires de l’instance. Il en est de même pour les PV de la CSSCT.
Quand le comité social et économique est à l’origine d’une telle initiative, « l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L.2325-5 et qu’il présente comme telles ». Toutefois, certains membres du CSE, qu’ils soient élus ou représentants de la direction, peuvent voir d’un mauvais œil le fait que des rédacteurs issus d’une société extérieure participent aux réunions de l’instance. Aussi, avant de signer un contrat de partenariat avec une société de sténographie, il est préférable de soumettre le projet au sein du CSE et de voter officiellement le recours à un tel service ainsi que les conditions de sa mise en œuvre.
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