Le budget de fonctionnement du CSE

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L’utilisation du budget de fonctionnement du CSE

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE est un organisme obligatoire pour faire entendre la voix des salariés auprès de l’employeur. Chaque année, les élus du CSE fixent un budget qui a pour objectif de financer la mise en place des décisions votées en réunion. Ce budget comprend deux parties aux objectifs et ambitions distinctes :

  • Un budget de fonctionnement, dit aussi budget AEP (Attributions Economiques et Professionnelles)
  • Un budget social, dit aussi budget ASC (Activités Sociales et Culturelles)

Savoir distinguer les budgets du CSE

Rappelons une règle essentielle mais bien souvent négligée : si le CSE est doté de budgets distincts, c’est pour des finalités distinctes. Ainsi, les élus du CSE ne doivent pas confondre budget de fonctionnement et budget social dans la mise en œuvre des mesures pour les salariés.

Budget de formation du CSE

Lors de l’allocation des fonds à tel ou tel projet, les élus du CSE doivent avoir bien en tête que l’utilisation du budget de fonctionnement pour un projet social et inversement constitue un délit pénal passible de sanctions. Un tel acte est en effet reconnu par le code pénal comme un délit d’abus de confiance sanctionné par 3 ans d’emprisonnement et 375 000 euros d’amende (Article 314-1 du code pénal). C’est pourquoi il convient d’être vigilant sur l’utilisation de chaque budget.

Le montant du budget de fonctionnement est fixé par la loi

Pour rappel, le montant du budget de fonctionnement est fixé par le Code du Travail :

  • Pour les entreprises de 50 à 2 000 salariés, il est de 0.2% de masse salariale de l’entreprise
  • Pour les entreprises de plus de 2 000 salariés, ce montant équivaut à 0.22% de la masse salariale de l’entreprise

Il faudra en tout état de cause analyser si un accord d’entreprise, la convention collective ou un usage ne prévoit pas une règle plus favorable.

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Comment utiliser le budget de fonctionnement ?

Malheureusement, il n’existe pas à ce jour de liste claire et exhaustive qui indiquerait ce que les élus ont le droit de faire ou non avec leur budget de fonctionnement. Ces derniers doivent donc systématiquement se poser la question suivante : à quelle fin avons-nous besoin d’engager de telles dépenses ?

  • Si la réponse est pour exercer notre mandat ou pour faire fonctionner l’instance, c’est le budget de fonctionnement qui devra être employé
  • S’il s’agit au contraire d’une dépense liée à une activité sociale ou culturelle, alors c’est le budget social qui devra être imputé

Sans être totalement exhaustive, voici une liste de ce que les élus peuvent faire avec leur budget de fonctionnement :

  • Payer l’assurance responsabilité civile du CSE
  • Aménager leur local au-delà de ce qui est prévu par la loi : par exemple, se doter d’un coffre-fort
  • Faire appel à des prestataires de services externes comme des experts comptables, des avocats, voire des rédacteurs pour les procès-verbaux, etc.
  • S’abonner à des revues juridiques et techniques pour les élus
  • Mettre en place un site internet pour diffuser les procès-verbaux du CSE. Attention toutefois ! Si le site permet également de proposer aux salariés l’accès à des activités sociales et culturelles, il faudra ventiler les dépenses sur les deux budgets
  • Prendre en charge les frais de transport, d’hébergement et de restauration des élus facturés dans le cadre de leur mandat
  • Avoir recourt à une assistance juridique pour les élus
  • Se former en tant qu’élus du CSE

Pour ne citer que ces exemples ! Il y a donc de quoi faire avec le budget de fonctionnement !

Le budget de fonctionnement en situation de crise sanitaire

La crise sanitaire du COVID-19 ayant entraîné le recours massif au télétravail et à l’activité partielle, les élus du CSE ont malheureusement pu voir leur budget diminuer ces derniers mois.

Si l’on reprend le calcul du budget de fonctionnement : la masse salariale brute, qui sert à calculer les budgets du CSE, correspond en outre aux sommes assujetties aux cotisations sociales. Les indemnités d’activité partielle étant exonérées de cotisations, ces dernières sont donc exclues du calcul. Conséquence directe de la crise sanitaire : si l’employeur décidait de nouveau de prononcer des licenciements économiques, alors l’assiette pourrait encore diminuer.

Budget de fonctionnement covid 19

Dans ce contexte, les élus du CSE doivent impérativement garder en tête que si leur budget a déjà été réduit une première fois, ils ne sont toujours pas à l’abri de nouvelles baisses dans les mois voire années à venir. En revanche, il reste toujours formellement interdit de prendre une partie du budget social pour l’utiliser dans le cadre de dépenses liées au fonctionnement de l’instance (et inversement)

C’est pourquoi nous conseillons vivement à tous les élus de CSE et aux trésoriers d’apprendre au fur et à mesure à faire quelques réserves de liquidités. Mettre une petite somme de trésorerie de côté dans le cadre du budget de fonctionnement leur permettra ainsi de ne pas se retrouver démunis en situation de crise, ou sans pouvoir payer des prestations essentielles comme une expertise ou des conseils juridiques auprès de juristes ou d’avocats.

Les 10 (autres) questions que les élus du CSE se posent sur le budget de fonctionnement

1. L’employeur doit-il faire un ou plusieurs versements au CSE ?

Légalement, le Code du Travail ne donne aucune précision à ce sujet. Pour certains CSE, le budget de fonctionnement se constitue d’une subvention de fonctionnement versée en une fois par l’employeur, avec régularisation en fin d’année. D’autres au contraire, procèdent par versement au trimestre.

Le tout est de trouver la méthode la plus adaptée à votre CSE et au fonctionnement de votre comité. En pratique, il convient de se rapprocher de l’employeur et d’intégrer une clause dans le règlement intérieur qui fixe de manière précise les modalités de versement.

2. L’employeur a-t-il le droit de réduire le budget de fonctionnement ?

Si le budget de fonctionnement est encadré par la loi, l’employeur a effectivement le droit de verser une somme inférieure au budget indiqué légalement, sous réserve de mettre à disposition du CSE une somme ou des moyens en personnels équivalent au montant retiré. Cela signifie que l’employeur peut choisir d’imputer sur le budget de fonctionnement les moyens qu’il donne sous une autre forme au CSE : mise à disposition d’un salarié auprès du CSE, affranchissement des courriers, fourniture du papier pour la communication du CSE, etc.

3. Le CSE a-t-il l’obligation d’avoir deux comptes pour gérer les budgets ?

Si cela peut s’avérer plus simple en matière de gestion, le CSE n’est toutefois pas dans l’obligation formelle d’avoir deux comptes séparés pour gérer les deux budgets. Pour autant, gérer deux budgets avec le même compte implique la tenue d’une comptabilité stricte et rigoureuse afin de ne pas risquer de sanction pour confusion des budgets. Il est ainsi vivement conseillé de se doter de deux comptes par souci de simplicité.

4. Que risque le CSE qui confond les deux budgets ?

Le CSE qui confond les deux budgets encourt un risque juridique élevé. En effet, le juge pourrait être saisi afin de demander au CSE de réintégrer les sommes utilisées à tort sur le budget de fonctionnement. Conformément à l’article 314-1 du code pénal, ce délit pénal est en effet considéré comme un abus de confiance et peut être puni de cinq ans d'emprisonnement et de 375 000 euros d'amende.

Les élus doivent donc être très vigilants !

Budget cse formation

5. Qui peut contester l’utilisation du budget ?

Tout membre du CSE, y compris l’employeur, peut contester l’utilisation du budget. Que ce soit dans le cadre d’une dépense sans autorisation du CSE, ou encore parce que le budget utilisé ne serait pas conforme à la législation, les élus du CSE peuvent tout à fait saisir le juge s’ils l’estiment nécessaire.

Les salariés quant à eux ne peuvent pas se prévaloir d’une utilisation irrégulière des dépenses ; ces derniers n’ont donc pas grand intérêt à agir (Cassation, 16 octobre 1997, n°96.86.231).

6. L’URSSAF peut-elle contrôler l’utilisation du budget de fonctionnement ?

L’URSSAF n’a pas vocation à vérifier d’où proviennent les sommes utilisées dans le cadre des activités sociales et culturelles. Elle pourra éventuellement indiquer à son interlocuteur élu du CSE le caractère illégal de la pratique, mais ne pourra pas redresser l’instance sur ce motif.

7. Peut-on transférer le budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles ?

Oui, le transfert de budgets est possible sous certaines conditions.

Le CSE peut en effet décider, à la majorité des membres, de transférer 10% de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget social (selon les articles L2315-61 et R2515-31-1 du Code du Travail).

Il convient toutefois d’être vigilant sur cette notion d’excédent annuel. Cet excédent correspond en effet à la somme que le CSE a effectivement reçu sur l’année N, à laquelle il faut soustraire la somme globale utilisée sur l’année N au titre du fonctionnement. Ainsi, peu importe que le CSE soit pourvu d’un reliquat au titre des années antérieures, cela n’entrera pas dans le calcul.

En tout état de cause, une telle décision ne pourra être prise que suite à la clôture des comptes, en réunion plénière. Le montant et les modalités du transfert devront quant à eux être inscrits dans les comptes du CSE, ainsi que dans son rapport annuel d’activité.

8. Si le CSE n’a pas dépensé tout son budget, doit-il rendre ce budget à l’employeur ?

Non, le CSE n’a pas à rendre ce budget à l’employeur s’il reste des reliquats ! L’instance pourra au contraire se servir de cette somme pour se constituer une petite réserve de trésorerie sur le budget de fonctionnement. Il s’agit d’ailleurs ici d’une stratégie que nous conseillons à nos clients élus, afin d’anticiper la survenue de coupes budgétaires comme ce fut le cas pendant la crise sanitaire.

9. Le CSE peut-il utiliser le budget de fonctionnement pour faire de la communication via des goodies auprès des salariés ?

Définitivement non ! Malgré le fait que certains commerciaux tentent d’utiliser ces arguments, il s’agit sur le plan juridique d’un abus de confiance. L’URSSAF pourrait en outre considérer qu’il s’agit d’un avantage en nature.

En effet, les goodies sont des cadeaux offerts par le CSE pour les salariés ; ce type de dépenses est donc à imputer sur le budget social.

10. Et s’il y un CSE central, qui perçoit le budget ?

En règle générale, ce sont les CSE d’établissement qui perçoivent le budget de fonctionnement. Pour autant, le CSE central a en pratique également besoin d’un budget afin de fonctionner, notamment en cas de recours à des experts ou pour agir en justice et faire appel à un avocat.

Dans ce cas, le Code du Travail stipule que le budget de fonctionnement du CSE central doit être déterminé par accord entre le CSE central et les CSE d’établissement (L2315-62). En cas de désaccord, c’est au juge que reviendra la décision de fixer la rétrocession devant être effectuée au CSE central.

Les élus du CSE disposent donc d’un budget de fonctionnement qui doit être utilisé à des fins précises et en conformité avec sa destination. Il convient donc d’être très vigilant sur cette notion de dualité des budgets afin d’éviter le risque d’abus de confiance. Pour autant, les élus du CSE ayant de multiples missions, le budget de fonctionnement est là pour leur permettre de les exercer en toute sérénité.

N’hésitez plus, formez-vous, le budget de fonctionnement est fait pour ça !