Selon l’article L2315-23 du Code du Travail, les entreprises de plus de 50 salariés sont dans l’obligation de se doter d’un secrétaire fixe parmi les titulaires. Le secrétaire du CSE est désigné comme le trésorier au cours de la première réunion plénière du nouveau comité par un vote à la majorité absolue. Ce point est inscrit à l’ordre du jour du CSE. Il conviendra également de mentionner expressément le vote du secrétaire dans le procès-verbal de réunion afin de conserver une trace du processus de désignation.
À noter que l’employeur a le droit de voter et possède une voix au même titre que les autres titulaires (Cour de Cassation, 5 janvier 2005, n°02.19.080). Les élus ne peuvent donc pas lui interdire de voter.
Pour anticiper une absence du secrétaire ou simplement lui apporter une aide ponctuelle, les élus peuvent décider de mettre en place un adjoint. Selon les dispositions du Code du Travail celui-ci n’est pas obligatoire, sauf au CSE central. Dans ce cas précis, l’article L2316-13 du Code du Travail prévoit en effet la désignation obligatoire d’un secrétaire adjoint afin de prendre en charge les différentes attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Dans le cas d’un CSE d’établissement ou d’un CSE unique, la désignation d’un adjoint au secrétaire n’est pas prévue par le Code du Travail. Il est cependant souvent mis en place pour des raisons pratiques. Attention toutefois de bien penser à indiquer dans le règlement intérieur le rôle de cet adjoint (missions en santé du travail, activités sociales et culturelles, etc.).
À défaut d’adjoint, il conviendra de désigner un secrétaire de séance qui sera chargé d’établir le procès-verbal de la réunion en cours, ainsi que l’ordre du jour pour la réunion suivante.
En cas d’absence définitive du secrétaire du CSE, une nouvelle désignation devra être effectuée dans les mêmes conditions que la désignation initiale ; et ce même s’il existe déjà un adjoint.
Un secrétaire au CSE peut tout à fait décider de démissionner de son poste. La loi ne prévoyant aucune disposition pour ce type de situation, les élus du CSE devront alors se référer au règlement intérieur de leur instance. Celui-ci contient bien souvent la marche à suivre en cas de démission du secrétaire.
En l’absence d’indication, le secrétaire peut démissionner soit dans le cadre d’une réunion, soit en remettant directement à l’employeur un courrier l’informant de sa décision. Il est dans ce dernier cas conseillé de transmettre une copie du courrier aux élus pour les informer également.
Validée par la jurisprudence, la procédure de révocation est tout à fait possible pour un secrétaire de CSE. La révocation doit faire l’objet d’un point à l’ordre du jour, et doit de plus être validée par le biais d’un vote à la majorité des élus du CSE. Les droits de l’intéressé doivent toutefois être respectés ; celui-ci doit ainsi pouvoir être informé des faits qui lui sont reprochés.
Attention toutefois ! La révocation du secrétaire du CSE ne signifie pas mettre fin à son mandat en tant qu’élu du CSE. Un secrétaire révoqué reste titulaire du comité social. Cela implique qu’il continue d’assister aux réunions du comité et qu’il dispose toujours de son droit de vote, qu’il peut continuer d’exercer lors des différentes réunions.
Le secrétaire occupe une position primordiale au sein du CSE. Membre du bureau aux côtés du trésorier, ce dernier est en charge de la gestion courante du CSE sur le plan administratif. On peut ainsi découper le rôle du secrétaire en deux parties aux missions et objectifs distincts.
En interne, le secrétaire a pour fonction principale de veiller au bon déroulement des réunions du comité. La loi lui confère à cet effet deux missions :
Les documents produits servant de base tangible à l’ensemble des décisions prises par le CSE, les deux tâches confiées au secrétaire sont absolument fondamentales. La rédaction de ces éléments permet notamment d’attester de la validité des réunions du CSE et de la véracité des décisions prises. L’ordre du jour est en effet le fil rouge de la future réunion, tandis que le procès-verbal constitue la preuve de ce qu’il s’est dit lors de la dernière réunion.
L’une des premières qualités dont le secrétaire doit faire preuve est ainsi la rigueur sur la rédaction et l’enregistrement de l’information. En ce sens, nous ne pouvons que conseiller aux secrétaires de CSE de se former !
Également porte-parole du CSE, le secrétaire est en charge de faire le lien entre le comité et les tierces parties avec lesquelles ce dernier est amené à échanger. En pratique, cela signifie que le secrétaire est souvent sollicité en qualité de personne de référence du CSE.
Le secrétaire est par exemple dans la plupart des cas l’interlocuteur privilégié de l’employeur (eu égard à l’élaboration conjointe de l’ordre du jour), des salariés ou encore des prestataires. De même, c’est bien souvent à lui que revient la tâche d’organiser les réunions préparatoires du CSE, ou encore d’animer la communication auprès des salariés.
Ainsi, il apparaît indispensable pour les élus de se mettre d’accord sur deux éléments afin de veiller au bon fonctionnement de l’instance :
À noter que si le secrétaire, à l’image du trésorier, occupe une place unique au sein du CSE, ce dernier ne doit pas oublier qu’il agit au nom et pour le compte du CSE. De ce fait, le secrétaire ne dispose pas de plus de voix lors de prises de décision par vote. Il n’a pas non plus de voix prépondérante, ne peut pas trancher en cas d’égalité des voix, et ne peut prendre de décision seul.
Comme pour tout rôle prépondérant au sein d’une instance représentative comme le CSE, il peut être utile au nouveau secrétaire de se former, afin de comprendre dans le détail ce qu’il peut, ne peut pas, doit et ne doit pas faire. Consultez nos formations pour secrétaire du CSE.
Comment rédiger un ordre du jour ? L’ordre du jour doit-il être signé ? Est-il possible d’intégrer diverses questions dans l’ordre du jour ? Le procès-verbal de réunion peut-il être établi uniquement par l’employeur ? Le procès-verbal doit-il être signé par l’employeur ? Comment approuve-t-on un procès-verbal ? Les questions ci-contre sont autant d’interrogations auxquelles les formations que nous vous proposons vous permettront de répondre.
Notre organisme vous permet en effet d’avoir accès à des formations généralistes autour du CSE. Les thématiques abordées sont généralement les suivantes :
Nos conseillers-experts vous proposent également des formations ciblées sur des thèmes plus spécifiques. Les sujets que nous abordons au cours de ces sessions sont à ce jour au nombre de quatre :
Souvent considéré comme le référent, voire même "l'acteur principal" du CSE du fait de ses prérogatives, le secrétaire a un rôle fondamental au sein de l’instance. C’est pourquoi nous vous conseillons vivement de vous former afin de connaître tous les tenants et aboutissants des missions qui incombent à ce poste à haute responsabilité.
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